Timpul ca resursă de management

Una din preocupările constante pe care le-am întâlnit în ultimul timp este aceea de a găsi modalităţi de a creşte eficienţa managerilor cu care lucrez în mod direct. Am plecat în acest demers în mod metodic prin analizarea factorilor care ar putea creşte eficienţa managerilor cu care lucrez şi pe care îi consiliez.

Am luat în calcul viziunea proprie asupra a ceea ce înseamnă managementul: “ştiinţa care se ocupă cu gestionarea şi dezvoltarea organizaţiilor prin alocarea eficientă a resurselor disponibile şi luarea de decizii cu un anumit grad de risc în condiţiile unor informaţii insuficiente” şi am analizat ce ar trebui să facă un manager pentru a-şi creşte eficienţa.

Analiza m-a dus la concluzia că eficienţa creşte dacă resursele disponibile ar creşte sau dacă informaţiile aflate la dispoziţie ar putea fi mai complete şi mai corecte. Totodată, creşterea cunoştinţelor de management despre cum pot fi gestionate şi dezvoltate organizaţiile sau despre comportamentul uman pentru a creşte calitatea deciziilor luate ar putea avea un impact major în creşterea eficienţei manageriale.

Deşi concluziile la care am ajuns sunt absolut necesare pentru un management performant am realizat că nu sunt şi suficiente. Ceva lipsea şi acea verigă lipsă am descoperit-o mult mai târziu. Este vorba despre timp, ca resursă de management. Am descoperit că diferenţa majoră între un manager eficient şi unul ineficient este dată de modul în care acesta îşi foloseşte timpul propriu şi pe al celorlalţi.

Un manager mai puţin eficient are următoarele manifestări de comportament în raport cu resursa timp: nu lucrează cu o planificare riguroasă a timpului, nu respectă planificarea facută, planifică activităţi care nu sunt în sfera sa de activitate: mai degrabă planifică ceea ce ar trebui să facă ceilalţi şi mai puţin ce ar trebui să facă el ca manager. Chiar şi cei care au o planificare cât de cât coerentă, am observat că planifică mai degrabă activităţi reactive, venite din partea celorlalţi, şi mai puţin activităţi proactive prin care el să dea de treabă celorlalţi şi să orienteze organizaţia în direcţia stabilită. Cel mai grav este că, la finalul zilei, mulţi dintre ei constată că a trecut ziua şi au făcut foarte puţin din ceea ce şi-au planificat şi deseori nu au făcut munca de management, adică munca de previzionare, planificare, organizare, coordonare sau control. În schimb, a făcut cu totul altceva: a discutat în contradictoriu cu nişte angajaţi sau furnizori, a rezolvat nişte probleme la clienţi, a făcut muncă de vânzări, administrativă sau chiar de secretariat.

Pe de altă parte, un manager eficient ştie exact care sunt sarcinile şi atribuţiile sale de manager şi care sunt sarcinile şi atribuţiile celorlalţi cu care interactionează. El nu face treaba celorlalţi şi nici nu lasă la voia întâmplării sarcinile sale de management. Totodată, el lucrează după o planificare pe care o respectă cu stricteţe, ia decizii şi prioritizează activităţile sale şi respectă timpul celorlalţi. Pentru că face munca de previzionare şi planificare eficientă se răzgândeşte foarte rar şi astfel respectă timpul celorlalţi evitând replici din partea colegilor de genul: “ Iar s-a râzgândit, am muncit degeaba până acum”. Nu în ultimul rând, un manager eficient alocă timp suficient pentru lucrurile importante şi nu le face niciodată în grabă având grijă să evite situaţiile descrise prin: ”Nu avem niciodată timp să facem lucrurile bine, dar avem timp să le refacem pentru că au ieşit prost prima dată”.

Prin urmare, depinde de fiecare dintre noi cum folosim timpul nostru şi al resursei umane aflate la dispoziţie. Aceasta este una din cele mai importante decizii pe care un manager trebuie să le ia şi să se asigure că este implementată corect pentru a-şi creşte şansele să devină un manager eficient.

**Din seria articolelor publicate bilunar în  Ziarul de Iasi, scris de Dan Schipor, Managing Partner – Daris – your management partner.  Articol apărut la data de 14.07.2014.