Time managementul ca solutie de crestere a eficientei

Managementul are ca scop combinarea optima a factorilor de productie pentru cresterea continua a rezultatelor companiei. Sunt multe teorii si sisteme de management care contribuie la cresterea eficientei actului de management si an de an apar sisteme si teorii noi. Fiecare manager este liber sa aleaga din multitudinea de optiuni disponibile, sistemul care se potriveste cel mai bine realitatilor companiei pe care o conduce. Exista insa sisteme si intrumente care, desi nu sunt dintre cele mai noi sau mai la moda, sunt extrem de eficiente. Din pacate, fiind familiarizati cu aceste sisteme si teorii inca de pe bancile facultatii si fiindu-ne la indemana zi de zi, nu le acordam intotdeauna atentia cuvenita.

In articolul de astazi as vrea sa ma refer la rolul time managementului in cresterea eficientei actului de management, cu  efect direct asupra rezultatelor companiei. Toti am auzit probabil de time management si la un anumit moment am incercat sa aplicam constient masuri de imbunatatire  a acestuia, insa in timp, incetul cu incetul, incepem sa nu ii mai acordam atentia necesara. Realizam ca suntem supra-aglomerati si ca nu mai reusim sa gestionam multitudinea de task-uri si responsabilitati pe care le avem. De cele mai multe ori dam vina pe mediul extern care este din ce in ce mai dinamic si imprevizibil, pe angajatii sau colaboratorii care nu isi fac treaba, pe lipsa de responsabilitate si profesionalism a celor cu care interactionam. De fapt, vina este exclusiv a noastra pentru ca, luati de val, uitam sa aplicam cu consecventa niste reguli de time management elementare. Uitam in primul rand sa ne definim in mod constient rolurile pe care alegem sa le jucam in viata, roluri care ne fac sa ne simtim impliniti si echilibrati (rolul de profesionist, membru al familiei, prieten, parinte, copil, pasionat de sport sau oricare altul). Uitam prea des ca planificarea timpului trebuie sa tina cont de toate aceste roluri importante pentru noi si planificam cel mult activitatile din rolurile profesionale pe care le jucam. Planificam apoi activitatile pe termen prea scurt pentru a putea fi coerente si aliniate cu obiectivele noastre pe termen lung.  Uitam uneori chiar sa ne fixam obiective si functionam ca niste roboti care doar reactionam la niste stimuli si uitam sa mai actionam intr-o directie care sa ne satisfaca. Desi am invatat ca prioritizarea activitatilor si responsabilitatilor pe care le avem de indeplinit ar trebui sa tina cont de o matrice importanta – urgenta, nu de putine ori uitam sa clarificam dupa ce criterii stabilim ce este important si ce este urgent.

Efectele negative ale unui astfel de comportament la nivelul organizatie sunt mari pentru ca, pe de o parte ne straduim sa crestem vanzarile si sa scadem cheltuielile companiei pentru maximizarea profitului, iar pe de alta parte ne permitem sa risipim una din resursele cele mai importante ale companiei: resursa de timp si calitatea utilizarii acesteia. Efectul imediat se vede in productivitatea muncii, unul din cei mai relevanti indicatori de stabilitate pe termen lung ai unei organizatii.

Prin urmare va adresez invitatia sa ne amintim de instrumentele simple de management si sa le aplicam in mod constant si riguros. Eventualele instrumente si procese noi de management utilizate trebuie sa le completeze pe cele deja existente si nu sa le inlocuiasca, cu exceptia cazului in care nu mai  sunt aplicabile in noile realitati ale organizatiei.