Supraîncarcarea şi managementul

Întâlnesc de multe ori în jurul meu manageri care se plâng încontinuu de lipsa de timp. Nu au timp să se mai întâlnească cu angajaţii sau furnizorii, să revină cu telefonul când nu au putut să răspundă şi nu mai au timp de familie pentru că stau multe ore peste program la serviciu. Toate acestea sunt prezentate de cei mai mulţi dintre ei ca fapte care se întâmplă în afara voinţei şi pe care nu le pot controla. La pachet cu un astfel de comportament vin deseori şi argumentări de genul: “nimic nu se întâmplă fără mine”, “eu trebuie să fac totul”, “nu găseşti pe nimeni să facă un lucru ca lumea în zilele noastre” etc. Iar cireașa de pe tort într-un astfel de comportament este reprezentată de argumentaţia, în cazul în care uită sau nu face anumite lucruri, că supraîncarcarea inevitabilă este de vină pentru lipsa apariţiei rezultatului aşteptat.

Cred că fiecare dintre noi s-a găsit cel puţin odată într-o astfel de situaţie însă nu ştiu câtă importanţă i-am acordat acestui tip de comportament până acum. Fiind un popor latin acceptăm destul de uşor improvizaţiile, scuzele si multe anomalii ca fiind în zona de normalitate. Astfel supraaglomerarea a devenit pentru unii dintre managerii români un mod de viaţă care i-a scos încetul cu încetul din zona normalităţii şi i-a pus în situaţia de a fi într-un permanent disconfort şi într-o perpetuă căutare de soluţii dar mai ales de vinovaţi pentru situaţia în care se află.

 În realitate situaţia este mult mai simplă. Cei care se simt supraîncărcaţi şi stresaţi in mod constant ar trebui să iasă din starea mentală de a-şi explica tot timpul de ce se află în această situaţie, de a găsi permanent soluţii noi sau, mai grav, de a găsi permanent vinovaţi pentru situaţia în care se află. În loc să încerce să improvizeze tot timpul sau să redescopere permanent “apa caldă” mai bine ar conştientiza mai profund rolul pe care îl joacă în organizaţia lor, cea de manager şi ar aprofunda ştiinţa managementului care oferă soluţie pentru majoritatea cauzelor care duc la supraîncarcare, anxietate decizională şi lipsa de control.

Pentru “lipsa de timp” există tehnici de time management, tehnici de stabilire a priorităţilor, metodologii de luare a decizilor în funcţie de un obiectiv sau tehnici de delegare eficientă care ar putea reduce major sentimentul de supraîncarcare.

Pentru sentimentul acut pe care unii manageri îl au că nu găsesc “oameni buni” către care să delege din activităţile lor iaraşi există ştiinţa managementului resurselor umane care are o multitudine de tehnici de evaluare, recrutare, pregătire, motivare a oamenilor capabili ca într-un final să preia din responsabilităţile care acum te supraîncarcă.

Cauza principală a sentimentului de supraîncărcare şi a stresului cauzat de acesta este însă setarea unor aşteptări nerealiste în ceea ce priveşte rezultatele setate şi a timpului necesar pentru ajungerea la aceste rezultate. De cele mai multe ori când discut cu un manager supraîncărcat şi agitat îl întreb de ce trebuie să facă toate acele lucruri care îl supraîncarcă. Singurul lucru care îl poate spune este că face acele lucruri pentru “că trebuie”. Dacă insist şi îl intreb în ce ordine trebuie făcute toate acele lucruri şi până când şi care sunt rezultatele aşteptate dacă va face sau nu va face lucrurile repective de regulă discuţia are o sincopă şi urmează o afirmaţie de genul: “bine, bine…ştiu teoria, în practică însă toate trebuiau făcute ieri şi toate au un impact major asupra rezultatelor organizaţiei.” Nimic mai fals. În realitate sunt foarte puţine lucruri care îţi pot destabiliza major organizaţia de la o zi la alta. Tot ştiinţa managementului are soluţii şi la astfel de situaţii. Situaţiile critice pentru succesul afacerii sunt determinate prin mecanisme de management strategic şi de modelare a afacerii iar prioritizarea acţiunilor în timp pentru a nu ne supraaglomera poate fi rezolvată prin instrumente de management operaţional sau de managementul proiectelor.

Sper să vă fi stârnit interesul pentru aprofundarea ştiinţei managementului, în toate formele ei şi vă asigur că, pe măsură ce îi veţi înţelege mecanismele, veţi deveni din ce în ce mai puţin încărcaţi, mai siguri pe deciziile luate şi veţi conduce afaceri mult mai solide.

**Din seria articolelor publicate bilunar în  Ziarul de Iași, scris de Dan Schipor, Managing Partner – Daris – your management partner.  Articol apărut la data de 24.08.2015