Rolul controlului in management

Ultimul dintre atributele managementului despre care am scris in articolele precedente este controlul. Discutand cu mai multi manageri si observand practicile din mai multe organizatii am realizat ca functia de control este perceputa oarecum limitativ. De cele mai multe ori este perceput ca o functie care inlatura sau previne o serie de riscuri avand un rol igienic de prevenire a unor efecte negative. Totodata este un mod de manifestare a autoritatii si reconfirmare  a pozitiei ierarhice intr-o organizatie. L-am intalnit si ca instrument de resurse umane in special pentru re/confirmarea increderii intr-o anumita persoana sau ca actiune menita sa penalizeze o persoana sau un grup din cadrul organizatiei.

Gandindu-ma daca aceste practici aduc plusvaloare intr-o organizatie am ajuns la concluzia ca nu aduc o plusvaloare evidenta si ca pot avea uneori si efecte adverse. Prin urmare am continuat prin a ma intreba daca controlul mai este de actualitate in managementul modern. Sunt destul de multe teorii de management care spun ca rolul controlului ar trebui sa se diminueze cum este in cazul echipelor autoguvernate sau a teoriilor de resurse umane care spun ca preocuparea principala a managementului ar trebui sa fie motivarea angajatilor in  detrimentul controlului sau altor functii ale managementului. Exista teorii  care sustin ca si timpul alocat functiei de control ar trebui sa se diminueze odata cu dezvolatea tehnologiei si puterii de calcul. Sisteme ca fisa scorului echilibrat (balanced score card) creaza chiar iluzia in care controlul rezultatelor unei organizatii este floare la ureche odata ce ai gasit sistemul corespunzator de rapoartare si inregistrare a datelor.

Concluzia la care am ajuns eu este ca rolul controlului ca functie de management  este mai important decat pare la prima vedere. Trebuie insa privit din cu totul alt punct de vedere fata de cel pe care l-am perceput cand am analizat practicile din piata. In primul rand trebuie privit dintr-o perspectiva proactiv-constructiva avand rol de motivare si armonizare de actiuni mai degraba decat dintr-o perspectiva reactiv-distructiva de reglare a unor anomalii aparute si gasire de responsabili si penalitati pentru acestia. Putem folosi functia de control pentru a ne asigura ca suntem pe drumul cel bun si pentru a face echipei foarte evident acest lucru pentru a continua sa creada in proiect. In cazul in care insa observam deviatii de la planul prestabilit functia de control este punctul de declansare a unei decizii, ajustari sau modificari care sa ne duca pe drumul dorit. Timpul imediat urmator controlului trebuie petrecut mai degraba pentru a strange randurile si gasi solutii de revenire decat de a gasi vinovati si a face schimbari in cadrul echipei sau strategiei.

Insa cel mai important rol pe care controlul il poate avea pentru o organizatie este cel de declansator al procesului de invatare. Auzim foarte des de conceptul de “bucla de control” care ne arata daca suntem pe drumul cel bun in implementarea unui plan sau daca exista deviatii. In oricare dintre situatii functia de control ar trebui sa duca automat la un proces de invatare: daca suntem pe drumul cel bun sa continuam si sa validam ipotezele care au stat la baza planului de implemenatre iar daca avem devieri sa gasim solutii si sa invalidam ipotezele initiale care au dus la rezultatul evaluat. Prin urmare, fara functia de control, conceptul de invatare continua si cel de “organizatii care invata continuu” (“learning organizations”) nu ar avea sens. Si daca ma intrebati pe mine, aceste concepte sunt foarte valide intr-o societate in care ritmul de aparitie a schimbarilor s-a inscris deja pe o curba exponentiala.