Managementul Proiectului

În activitatea mea de consultant, am observat că în cadrul companiilor antreprenoriale, proiectele au inceput să aibă o pondere din ce în ce mai mare, în activitatea companiei. Majoritatea din ele fiind axate pe dezvoltarea și lansarea în piață de produse și servicii noi.

Ce este un proiect? Un proiect este o activitate temporară, care are un început și un sfârșit predefinit și se încheie în momentul în care scopul și obiectivele proiectului sunt atinse și acceptate de către stakeholderi.

Succesul sau insuccesul unui proiect ține de modul în care este făcut managementul proiectului. Pentru a crește gradul de succes al proiectului, este necesar ca noi în calitate de manageri de proiect să ne concentrăm pe următoarele activități:

=> să fim atenți la modul cum stabilim obiectivele proiectului; Obiectivele proiectului trebuie să fie de tip SMART (specifice, măsurabile, posibil de atins, realiste și definite în timp).

=> să identificăm solicitările stakeholderilor și cum trebuie să arate livrabilul final, pentru a livra proiectul conform așteptărilor stakeholderilor.

=> să elaborăm un plan de realizare a proiectului. Activitatea de planificare poate fi făcută cu diverse instrumente de planificare pentru project management, dar instrumentul pe care îl consider cel mai util, din punct de vedere a utilității și a costului, e Fișa GANTT, care poate fi făcută și într-un excel. În cadrul acestei etape trebuie să definim activitățile proiectului, persoanele responsabile de aceste activități și timpul în care aceste activități trebuie făcute.

=> să estimăm resursele necesare pentru realizarea proiectului, într-un buget. Această activitate este foarte importantă pentru că reflectă costurile financiare ale proiectului. E foarte important să acordăm o atenție cât mai mare activității de bugetare. Astfel, se vor reduce rectificările în buget pe parcursul desfășurării proiectului și ne va crește gradul de predictibilitate.

=> să monitorizăm modul în care este implementat proiectul, monitorizând activitățile planificate. Managerul de proiect trebuie să aibă o imagine de ansamblu a modului în care este implementat proiectul, deoarece este responsabilul final de succesul sau insuccesul proiectului.

=> să coordonăm și să motivăm membrii echipei. Nivelul de motivare a echipei de ptoiect este stâns legat de modul în care echipa este gestionată. Este foarte important ca sarcinile și responsabilitățile să fie delegate corect, către membrii echipei, ținându-se cont de gradul lor de încărcare, cât și de abilitățile lor profesionale. Gradul de motivare va scădea o dată cu creșterea nivelului de presiune ca urmare a neîncadrării în termenele de livrare stabilite.

=> să gestionăm riscurile, provocările și schimbările care apar pe parcursul implementării proiectului. Proiectele, spre deosebire de alte activități din cadrul companiei, au un grad mai mare de risc. Deciziile majore care pot impacta proiectul, trebuie agreate cu stakeholderii. Diminuarea riscurilor poate fi facută printr-o mai bună previzionare și planificare a proiectului.

=> să gestionăm bugetul proiectului. Având resurse limitate pentru realizarea proiectului, ele trebuie gestionate într-un mod cât mai eficient. Iar în momentul în care facem planificarea bugetară, trebuie să fim prudenți și să ne stabilim și o marjă de eroare, care să fie direct proporțională cu riscurile aferente proiectului.

=> menținerea comunicării cu toate persoanele implicate în proiect. Managerul de proiect trebuie să comunice continuu cu persoanele implicate în proiect, pentru ca acestea să fie aliniate la scopul și obiectivele proiectului.

=> să facem managementul stakeholderilor;  Nivelul de satisfacție al stakeholderilor va fi direct proportional cu modul în care s-a colaborat și comunicat cu ei pe parcursul întregului proiect. Este foarte important să stabilim întâlniri periodice cu stakeholderii, pentru a-i ține la curent cu modul în care decurge proiectul și a primi feedback.

În speranța că aceste câteva recomandări vă vor fi utile în managementul proiectelor pe care le coordonați, vă reamintesc că cel mai important factor de eșec sau succes al unui proiect este managerul de proiect.

Autor: Iulian Martin