Înapoi la managementul de bază

Am tot discutat în ultimul timp despre concepte noi de management sau despre perspective inedite asupra managementului și trebuie să recunosc că mi-a făcut mare plăcere. Cu partenerii și clienții mei mai vechi am ajuns chiar să simțim nevoia să facem schimb de infomații ori de câte ori unul dintre noi găsește articole sau postări noi despre un concept de management.

Acest lucru ne ajută să ținem pasul cu evoluția acestei științe și să căutăm permanent soluții de management la provocările pe care mediul extern și intern ni le oferă zi de zi. Am realizat însă că deși acest demers ne ajută să ne dezvoltăm ca manageri, este foarte important ca, în timp ce ne informăm, discutăm sau chiar implementăm concepte noi de management în organizațiile noastre să nu uităm să continuăm să practicăm managementul de bază care dă consistență și stabilitate unei organizații.

Spun acest lucru pentru că, din păcate, am întâlnit mulți manageri care, deși discutau și dezbăteau concepte de management avansate, în organizațiile lor uitaseră să mai aplice sau nu aplicaseră niciodată principii și instrumente de management de bază. Astfel organizațiile lor au ajuns dezechilibrate iar angajații si clienții au devenit nemultumiți datorită discrepanței uriașe între așteptările și discursul managerului general și realitățile din organizație.

Pentru a nu teoretiza foarte mult aș vrea ca, în cele ce urmează, să fac o mică sinteză a instrumentelor și practicilor de management care nu ar trebui să lipsească din practica niciunei organizații pentru a rămâne echilibrată și sustenabilă pe termen lung.

În plan strategic, orice organizație ar trebui să aibă o minimă declarație de misiune și de direcție strategică. Totodată piața în care acționează trebuie să fie bine definită si foarte clar comunicată atât angajaților cât și posibililor clienți. Acest lucru nu poate fi făcut fără o atenție permanentă acordată acțiunilor concurenților direcți sau fără niște analize de piață minimale care să arate fără echivoc performanța organizației în domeniul în care acționează. Totodată nu uitați să aveți un plan coerent de investiții corelat cu direcția strategică stabilită pentru că o organizație care nu investește și nu se dezvoltă nu poate decât să involueze în timp.

În plan operațional nici o organizație nu ar trebui să funcționeze fără să existe un plan de acțiuni mai mult sau mai puțin formal, un sistem de ședințe săptămânale, lunare sau trimestriale și un sistem de raportare minimal care să arate în mod transparent gradul de implementarea a planului de acțiuni propus.

Legătura dintre strategic și operațional ar trebui să se realizeze printr-un buget de venituri și cheltuieli previzionat pe cel puțin un an și executat apoi lunar. La fel de important pentru stabilitatea unei organizații îl reprezintă existența formală a unei previziuni de cash – flow managerial și un sistem de execuție a cash-flow-ului operațional.

În planul resurselor umane, în mod absolut necesar ar trebui să existe o organigramă formală și funcțională care să clarifice nivelele ierarhice de decizie și niște fișe de post funcționale care să fie folosite ca instrumente de management și nu ca niște documente birocratice inutile. Nu uitați că fișele de post ar trebui să conțină, din punct de vedere legal, indicatori de performanță și criterii de evaluare pentru fiecare poziție în parte. Acest lucru va simplifica implementarea unui sistem coerent și transparent de salarizare, bonusare și evaluare a performanțelor care este și el absolut necesar pentru sănătatea pe termen lung a unei organizații.

Pe lângă aceste instrumente de management general, pe fiecare departament în parte asigurați-vă că vor exista instrumentele de management minimale care să facă acel deparatment să se dezvolte armonios în cadrul organizației. Mă refer aici la instrumente de genul targhetelor și sistemelor de raportare pentru departamentul de vânzări sau a planului de producție și a fluxurilor de producție mapate optim pentru departamentul de producție.

**Din seria articolelor publicate bilunar în  Ziarul de Iași, scris de Dan Schipor, Managing Partner – Daris – your management partner.  Articol apărut la data de 11.05.2015