Harta Operațională a unei companii

În unul din articolele anterioare am dat câțiva pași prin care o companie poate să asigure o creștere sustenabilă printr-o colaborare mai bună între departamente și care de fapt înseamnă alinierea obiectivelor departamentale cu obiectivele strategice ale companiei.

În articolul de astăzi m-am gândit să structurez un instrument care să vă ajute să faceți acest lucru într-un mod eficient și eficace și care l-am denumit „Harta Operațională“ a companiei.

Desenarea acestei hărți este o sumarizare a zece activități operaționale obligatorii într-o companie care să susțină obținerea de rezultate conform strategiei decise.

Din punctul meu de vedere prima  activitate din hartă, care din păcate foarte multe companii o lasă la sfârșit sau chiar mai rau nu o abordează, este:

1. Generarea cererii pentru produsele și/sau serviciile companiei

  • Analiza mediului înconjurător (economic, politic, social, fiscal etc)
  • Analiza consumatorului/clientului țintă al companiei (audit de piață periodic)
  • Analiza celorlalți jucători din piață (evaluarea SWOT a competiției)
  • Definirea portofoliului de produse/servicii (mixul de produse & matricea profitabilității)
  • Generarea de idei și inovații (produse/servicii noi)
  • Definirea strategiei de marketing (cum se implementează mix-ul de marketing-4P)
  • Execuția planului și a bugetului de marketing (planul de promovare)
  • Administrarea brandurilor (creșterea recunoașterii în rândul clienților)
  • Monitorizarea satisfacției clienților (customer survey)

După care urmează celelalte activități:

2. Managementul și administrarea furnizorilor

  • Analiza furnizorilor existenți și potențiali
  • Selectarea acestora în funcție de nevoile și obiectivele companiei (cantități, ambalaje, livrare, plată, eventuale compensații etc)
  • Semnarea contractelor având în vedere minimizarea sau acoperirea riscurilor de nelivrare
  • Administrarea și urmărirea implementării contractelor respective
  • Monitorizarea performanțelor pentru fiecare furnizor în parte (rotația stock-ului, ponderea de produse greu vandabile etc)

3. Managementul stocurilor

  • Efectuarea planului de previzionare a vânzărilor pe tipuri de produse și/sau servicii
  • Potrivirea și echilibrarea acestuia cu planul de achiziție

4. Managementul logistic

  • Planificarea, organizarea și coordonarea  proceselor din depozitul logistic
  • Planificarea, organizarea și coordonarea rutelor de transport/livrare
  • Monitorizarea produselor neconforme
  • Controlul costurilor logistice

5. Managementul producției

  • Planificarea producției
  • Întocmirea planului de execuție a producției
  • Asigurarea trasabilității produselor
  • Efectuarea controlului calității (CTC)

6. Managementul vânzărilor

  • Stabilirea unei strategii de vânzări aliniată la strategia companiei
  • Stabilirea unei politici comerciale (pachet de servicii către piață)
  • Stabilirea unor metode de animare a vânzărilor (trade marketing)
  • Trasarea obiectivelor de vânzare (cantitative și calitative)
  • Monitorizarea termenelor acordate către piață (discounturi, reduceri de preț)
  • Monitorizarea permanentă a rezultatelor în comparație cu obiectivele + măsuri de corecți

Nu în ultimul rând vorbim de activitățile de suport :

7. Managementul resurselor umane

  • Administrarea resurselor umane (prezența, pontaje, salarizare)
  • Recrutarea și dezvoltarea profesională (atragerea și dezvoltare de talente + plan carieră)
  • Implementare plan de compensații și beneficii (recompensarea performanței)
  • Managementul schimbărilor și comunicarea internă (dezvoltare de proiecte interne interdepartamentale)

8. Managementul financiar

  • Administrarea mijloacelor fixe și a capitalului de lucru
  • Cash Flow Management
  • Întocmirea și administrarea bugetelor pe departamente
  • Monitorizarea, controlling-ul și raportarea rezultatelor de business

9. Managementul tehnologiei  informației (IT)

  • Asigurarea de infrastructură IT potrivită
  • Asigurarea de softuri necesare
  • Administrarea bazelor de date
  • Construirea rapoartelor de monitorizare și control (dash bord)

10. Managementul riscurilor legale

  • Asigurarea controlului intern (contracte colective, regulamente interne, manualul angajatului etc)
  • Asigurarea conformității legale (legal, taxe, impozite, mediu înconjurător etc)

În continuare plecând de la harta operațională se pot identifica activitățile care interconectează departamentele și în felul acesta vom ști care este fluxul de informații, de documente, de oameni necesar activității companiei, iar de aici mai departe se poate scrie Manualul de Operațiuni al companiei care poate fi un real și util ghid de performanță pentru fiecare angajat fie el în zona de execuție sau în zona de management.

În speranța că aceste rânduri vă vor ajuta în construcția sau îmbunătățirea activității operaționale din cadrul companiei dumneavoastră,

Vă doresc Excelență în Execuție!

Autor: Razvan Radu