Haos sau proceduri în management

Poate părea un paradox, dar haosul este o constantă în viața fiecărei organizații. Să ne amintim definiția cuvântului “haos”:

HÁOS (‹ fr.; {s} gr. khaos „abis”)  - Spațiul nemărginit, cufundat în beznă și umplut de „neguri”, care există înaintea tuturor lucrurilor; personificare a acestuia sub forma unei divinități (Haosul); stare de dezordine primordială a materiei.

Drept urmare, traspunând în realitățile unei organizații, haosul este starea de dezordine care precede dezvoltarea (lansarea unei firme, a unui linii noi etc).  Aceste perioade sunt caracterizate de un tumult creativ, de un avânt productiv, care nu trebuie limitate prin îngrădirea lor în niște proceduri restrictive, care ar îngreuna activitatea prin consumul inutil de timp și de pași.

Dar vreau să atrag atenția asupra a două caracteristici esențiale ale haosului: “precede” și este urmat de “dezvoltare”.

Limitarea procedurilor pentru a stimula activitatea este benefică doar în etapa de dezvoltare de idei, de găsire de soluții, de testare a lor. În această situație procedurizarea activităților ar consuma timp prețios, focus și energie din partea celor implicați. Dar din momentul în care s-a stabilit direcția de dezvoltare, procedurile trebuie să înlocuiască haosul. Implementarea soluțiilor trebuie să se facă după proceduri bine stabilite.

Dezorganizarea aceasta poate fi acceptabilă doar dacă firma se pregătește pentru o dezvoltare accelerată: pentru lansare sau pentru o creștere bruscă, care nu se înscrie în trendul liniar al firmei.  Riscurile neimpunerii unor proceduri în această etapă sunt mici și sunt depășite de beneficiile dezvoltării ulterioare.  Dacă însă firma este pe o traiectorie liniară sau în regresie, limitarea procedurilor va scădea controlul asupra activităților și asupra rezultatelor, având impact în organizație și/sau piață.

Nu vă temeți de haos. Este normal pe perioade scurte de timp. Dar îngroziți-vă dacă haosul persistă. Luați măsuri urgente dacă firma este pe o traiectorie liniară iar în organizație domnește în continuare haosul. Cele mai dese întrebări în această etapa sunt: “cu ce să încep?”, “de unde să pornesc?”

Începeți cu procedurizarea activităților de pe lanțul valoric. Ele sunt cele care aduc plus valoare în firmă. O excelență operațională pe lanțul valoric asigură o deservire mai bună clientului și o scădere a costurilor. Continuați cu procedurizarea activităților de suport. O bună funcționare a acestora aduce plus valoare prin influența pe care o au asupra activităților principale.

Fiecare procedură trebuie să conțină măcar următoarele secțiuni:

  • rolurile fiecărui angajat în cadrul procedurii;
  • activitățile din cadrul procedurii (înșiruirea logică a pașilor pentru obținerea unui rezultat);
  • instrumentele de management utilizate (formulare, rapoarte, ședinte) și modul în care se utilizează;

 Concluzionând, haosul este o realitate pentru fiecare organizație la început sau pe perioade scurte de timp de dezvoltare accelerată, iar procedurile sunt o obligație a managementului pentru a asigura buna desfășurare a activității.

Autor: Loredana Stângăcianu