Functia de planificare in management

“Norocul apare atunci cand oportunitatea se intalneste cu planificarea”.

  Thomas Alva Edison

 De multe ori aud la manageri ca iau decizii bazate pe fler, ca iau decizii instantaneu, de pe o zi pe alta, ca transpun imediat in actiuni orice idee aparuta. Nu ar fi nimic rau daca ar fi decizii punctuale, in situatii extraordinare, care necesita rapiditate (in actiune sau reactie),  dar de multe ori acesta este modul lor normal de a-si conduce organizatiile. In aceasta situatie functia de planificare lipseste cu desavarsire. John Preston spunea ca “Singurul lucru bun in lipsa de planificare este ca esecul vine ca o adevarata surpriza si nu este precedat de o perioada de anxietate.”, deoarece, daca exista functia de planificare, poti identifica amenintarile care planeaza asupra organizatiei (sau asupra unei activitati) si poti pregati firma pentru perioadele mai grele.

Functia de planificare este kilometrul zero pentru management, deoarece functiile de implementare si  control nu au scop sau directie fara functia de planificare.

Functia de planificare inseamna stabilirea urmatoarelor elemente fundamentale:

Stabilirea scopurilor si obiectivelor care trebuie atinse. Obiectivele trebuie sa fie Scurte, Masurabile, de Atins (realiste), Relevante si incadrate in Timp. Obiectivele formulate corect au multiplu rol in activitatea organizatiei:

  • stabilesc prioritatile pe termen lung
  • ofera directiile de urmat, atat firmei cat si fiecarui departament in parte, inclusiv detaliat pe niveluri ierarhice diferite
  • se pot transforma in actiuni specifice, detaliate.

Definirea situatiei prezente – abia dupa ce stim unde suntem, putem face planuri pentru unde vrem sa fim. In aceasta etapa este importanta identificarea punctelor tari si slabe ale situatiei actuale, analiza a ceea ce a fost bine pana acum si cum putem multiplica, a ceea ce a mers rau, ce a determinat punctele negative si cum putem preintampina pe viitor aceste efecte. In functie de domeniul in care facem planificarea, aceasta etapa poate include analiza concurentei si a pietei tinta, analiza defectiunilor, analiza gradului de satisfactie a clientilor.

Stabilirea de premise cu privire la conditiile viitoare – in aceasta etapa managerii prevad tendinte viitoare, deoarece, oricat de dificila ar parea, anticiparea rezultatelor, a problemelor sau a oportunitatilor este esentiala in functia de planificare si este specifica unui manager instruit. Aceasta etapa ia in calcul analiza mediului intern si extern al organizatiei (sau departamentului in cadrul caruia se face planificarea), identificarea oportunitatilor si amenintarilor care ar putea afecta planul, generarea de scenarii si evaluare riguroasa a fiecaruia.

Formularea actiunilor ce trebuie urmate- strategiimodalitatile prin care managerii considera ca pot fi realizate obiectivele sunt transpuse intr-un plan de actiuni. Aceste actiuni trebuie sa pastreze atributele obiectivelor: sa fie scurte (detaliate), sa aiba termen de executie, sa poata fi urmarite (grad de executie).

Stabilirea resurselor necesare in activitatepunerea in aplicare a actiunilor nu se poate realiza fara un nivel adecvat de resurse. Dar resurse nu inseamna doar capital si resurse materiale, ci si  forta de munca. Sarcina managementului este de a prognoza consumul de resurse materiale si umane, de a le aloca pe fiecare activitate si de a numi responsabili pentru fiecare actiune.

Implementarea reprezinta transpunerea in practica a planului de actiuni. Implementarea trebuie adaptata situatiei din organizatie, dar, in general, implementarea presupune antrenarea, motivarea si coordonarea echipei pentru atingerea obiectivelor. 

Ca o concluzie, va spun ca o planificare corespunzatoare implica cresterea profitului, pe cand o planificare neadecvata implica cresterea costurilor.

Dar nu uitati ca pentru un management calitativ trebuie sa avem in vedere ca Functia de planificare trebuie completata de Functia de evaluare si control!

Autor: Loredana Stangacianu