Evaluarea trimestrială

Cum ne atingem obiectivele planificate? E o întrebare la care managerii mereu caută răspuns.

Una din modalitățile prin care ne putem asigura că nu ne abatem major de la obiectivele propuse ar fi să ne fixăm, la niște intervale predefinite evaluări intermediare ale gradului de îndeplinire ale obiectivelor.  Pentru obiectivele anuale, evaluarea trimestrială a gradului de îndeplinire ale acestora este absolut necasară pentru a ne asigura că ne aflăm pe drumul cel bun.

Deși pare simplu, evaluarea trimestrială nu este numai o activitate de constatare a abaterilor și de luare a unor măsuri corective. Ca instrument de management utilizat corect, evaluarea trimestrială poate oferi coerența procesului decizional dintr-o organizație și poate duce și la motivarea echipei pentru obținerea rezultatului final. Utilizată în mod greșit, poate duce la demotivare și chiar la îndepărtarea de obiectivele stabilite.

Care sunt condițiile pentru a avea o evaluare trimestrială reușită? Mai întâi de toate este foarte important să se stabilească din timp data la care va avea loc evaluarea trimestrială, dată care să fie stabilită în funcție de timpul necesar pentru colectarea și pregătirea tuturor datelor și informațiilor necesare aferente trimestrului respectiv. În perioada evaluării se recomandă managerilor să nu își planifice activități operaționale, ci din contră să se detașeze de la ele pentru a avea o setare mentală corectă.

Un alt aspect relevant ține de locul ședinței. Pentru a crește eficiența, se recomandă ca evaluarea trimestrială să aibă loc în afara companiei, într-un cadru mai puțin formal. Setarea locului ședinței în afara biroului e valabilă atât pentru companiile cu prezență regională, în care echipa managerială e dispersată prin țară, cât și pentru companiile care sunt prezente într-o singură localitate.

Durata ședinței. Minim o zi, maxim câteva zile. În funcție de mărimea companiei și obiectivele trasate pentru ședința trimestrială. Cu cât e mai mare compania, cu atât va fi necesar mai mult timp pentru a efectua evaluarea trimestrială.

Participanții la evaluarea trimestrială. Se recomandă implicarea top managementului și a middle management-ului pentru companiile mari și mijlocii. Pentru companiile mici, la evaluarea trimestrială pe lângă managerii companiei pot fi implicați și angajații fără poziție managerială, pentru a le oferi o înțelegere a imporanței lor, în scopul atingerii obiectivelor organizaționale și o motivare suplimentară.

Agenda evaluării trimestriale. Un aspect important în cadrul evaluării trimestriale o are agenda. E foarte important să se stabilească din timp care va fi flow-ul evaluării trimestriale și  modul în care va decurge evaluarea trimestrială. Recomandarea noastră este ca evaluarea să se facă de sus în jos și anume de la analiza obiectivelor strategice, urmând cele tactice și de la top management către angajați. Scopul evaluării ar trebui să fie  determinarea abaterilor și cauzele abaterilor de la planul stabilit. După ce s-au identificat cauzele abaterilor, managerii companiei urmează să se focalizeze pe identificarea soluțiilor pentru minimizarea efectelor lor. În cazul unor abateri mari, se recomandă analiza strategiei de business, pentru că s-ar putea să fie o problemă de structură a modelului de afacere.

Consolidarea echipei manageriale. Evaluarea trimestrială mai trebuie să aibă rolul și de consolidare a echipei manageriale și de obținere a implicării membrilor echipei în atingerea obiectivelor organizaționale.

Un rol important în vederea atingerii obiectivelor organizaționale îl au activitățile post evaluare. Chiar și cele mai bune concluzii și recomandări privind minimizarea efectelor abaterilor, fără un plan de acțiune și o implicare a echipei manageriale, vor rămâne doar pe hârtie. Primele zile după evaluarea trimestrială sunt cruciale, iar schimbarea dorită  va ține în special de claritatea soluțiilor și implicarea echipei manageriale .

Autor: Iulian MARTIN