Despre sisteme de management eficiente

Auzim frecvent că anumite companii au probleme şi că de vină ar fi un sistem de management defectuos. Numărul mare de persoane pe care le aud vorbind despre acest lucru mă face să cred că atât timp cât se discută despre management defectuos normal ar fi ca fiecare să aibă o idee despre ce înseamnă management eficient. Din păcate, experienţa îmi arată însă, că părţile componente ale unui sistem de management care să aibă potenţialul de a îndeplini dezideratele celor implicaţi în activitatea organizaţiei sunt foarte neclare sau chiar necunoscute unui număr mare de manageri şi antreprenori locali. Chiar şi atunci când sunt cunoscute ele nu sunt utilizare şi îşi pierd din importanţă şi semnificaţie în lupta noastră continuă cu tendinţa spre improvizaţie. Din punctul meu de vedere acesta este motivul principal al lipsei de perfomanţă în companiile locale.

Cum nu cred în reţete general valabile, mă voi referi doar la componentele mari, la liniile directoare ale unui sistem de management eficient, aşa cum îl înţelegem noi, cei de la casa de management Daris.

În primul rând, un astfel de sistem ar trebui să plece doar din două direcţii: de la analiza unei oportunităţi de piaţă sau de la analiza resurselor aflate la dispoziţia organizaţiei. Cu oricare dintre cele două începem, este absolut necesar să facem şi evaluarea celuilat aspect pentru ca rolul unui sistem de management eficient este tocmai acela de a lega nevoia sau oportunitatea de piaţă cu resursele disponibile. Scopul unei astfel de legături poate fi obţinerea unui obiectiv de piaţă cu minimum de resurse alocate sau utilizarea resurselor aflate la dispoziţie cu scopul maximizării rezultatului obţinut. Specialiştii numesc acest lucru plan strategic sau strategie de business.

După definirea strategiei, trebuie găsit drumul critic care să lege în mod eficient resursele cu oportunitatea de piaţă. Găsirea drumului critic trebuie să plece de la definirea punctelor principale de pe traseu, adică a obiectivelor principale de atins şi bifat până la atingerea oportunităţii maxime de piaţă. Trebuie apoi trasaţi paşii de urmat între două obiective sau puncte critice, adică planul de acţiuni concrete. Acest lucru îl reprezintă planul de afaceri.

Trebuie apoi facută harta detaliată a fiecărei acţiuni întreprinse de companie, adică definirea proceselor critice şi a persoanelor şi resurselor angrenate în aceste procese. Acesta este planul periodic de acţiuni.

Într-un final, ar trebui definit modul de alocare al resurselor pe procese şi departamente şi modul de împărţire a plusvalorii cu membrii echipei în funcţie de aportul şi performanţele fiecăruia în obţinerea rezultatelor. Acest lucru se poate face prin sistemul de salarizare şi recompense al organizaţiei.

Totodată trebuie avut în vedere să verificăm continuu că nu ne-am rătăcit şi că încă suntem pe drumul critic stabilit. Dacă între timp ceva s-a schimbat, noi am deraiat de la traseul predefinit sau realităţile pe traseu sunt diferite faţă de cele previzionate este un moment bun de reevaluare a destinaţiei sau punctelor critice de pe traseu sau chiar a următorilor paşi de urmat. Ideal ar fi aceste lucruri să se regăsească într-un buget de venituri şi cheltuieli care să fie executat periodic.

Odată aceste lucruri minimale îndeplinite şi reevaluate periodic, putem avea certitudinea că resursele sunt aliniate cu oportunitatea de piaţă prin definirea obiectivelor şi orientarea resurselor disponibile într-un scop comun. Mai sunt multe detalii care pot îmbunătăţi un sistem de management eficient însă lucrurile prezentate mai sus reprezintă coloana vertebrală a unui sistem de management eficient. În lipsa unei strategii, a unei viziuni clare despre piaţă şi resursele companiei, a unui plan de afaceri şi de acţiuni coerente, a unor procese corect modelate, a unui buget previzionat şi executat periodic sau a unui sistem coerent de recompense şi salarizare este foarte posibil ca organismul companiei pe care o conducem să nu fi ajuns la nivelul organismelor vertebrate şi pe scara evoluţiei să mai aibă mulţi paşi de făcut.

**Din seria articolelor publicate bilunar in  Ziarul de Iasi, scris de Dan Schipor, Managing Partner  Daris – your management partner.  Articol aparut la data de 28.10.2013.