Despre ritm în management

Poate titlul vi se va părea neobișnuit, însă am realizat că foarte multe dintre dezechilibrele întâlnite în activitatea clienților mei de zi cu zi au ca principală cauză ritmul în care se desfășoară activitatea în organizațiile lor. Știam că ritmul este esențial în anumite activități umane în special în muzică, literatură, sport, însă am rămas surprins când mi-am dat seama de importanța ritmului în management.

Prima oară am observat acest lucru când monitorizam un proces de fabricație a unei companii în care fluxul de producție era blocat de un utilaj aflat pe procesul tehnologic. Acesta avea un ritm de lucru mai scăzut decât procesele care aduceau semifabricatele până la el. De aceea întreg ritmul de producție era încetinit și în spatele acelui utilaj se formau cozi de așteptare, atât de oameni cât și de semifabricate. Șirul lung de așteptare astfel creat înseamnă pierderi pentru companie.

Plecând de la acest fapt am observat că performanța unei organizații poate fi legată de ritmul investițiilor. Simpla lipsă a unui utilaj mai performant în acel punct al procesului de fabricație ducea la pierderi. O investiție făcută la timpul potrivit ar fi decongestionat producția și ar fi crescut rezultatele. Investițiile ar trebui făcute în armonie și în același ritm cu evoluția comenzilor și totodată cu cea a creșterii capacității organizației de a atrage surse financiare suplimentare. O investiție făcută prea repede poate genera dezechilibre la nivelul cash-ului organizației, iar dacă este făcută prea târziu va genera pierderi financiare sau de piață.

Pierderi pot apărea însă nu numai în lipsa unui utilaj performant ci și din cauza unor procese și sisteme de management defectuoase. Lipsa aceluiași ritm de lucru și de procesare a datelor între diferite departamente ale organizației poate duce la disfuncționalități majore. Gândind la nivelul departamentelor, posibilitățile de disfuncționalități de proces care pot să apară sunt practic nelimitate.  Producție nealiniată cu cererea, marketing nealiniat cu vânzările, resurse umane ce nu pot atrage în același ritm cu necesarul forța de muncă calificată sau departament de analiză financiară ce nu poate furniza datele în ritmul necesar fundamentării unor decizii strategice sau operaționale sunt tot atâtea exemple de disfuncționalități cauzate de ritmul diferit de lucru interdepartamental.

Conștientizând cele de mai sus am realizat că unul din rolurile managerului este de a armoniza ritmul de funcționare a fluxurilor de resurse materiale, financiare și umane și de a duce în armonie activitățile diferitelor departamente ale organizației. El este un fel de dirijor al tuturor resurselor și proceselor organizaționale care trebuie să dea viață serviciilor și produselor companiei prin interpretarea corectă a portativului strategic și prin dirijarea armonioasă a fiecărei resurse aflate la dispoziție. Pentru a rezulta o capodoperă din acest demers este esențial ca întreaga orchestră organizațională să păstreze ritmul și să nu falseze. În practica managerială acest lucru se întâmplă prin armonizarea fiecărui proces și om la cultura organizațională și prin respectarea întocmai a direcțiilor strategice trasate de dirijor.

Vă doresc ca organizațiile pe care le conduceți să ajungă să funcționeze ca niște orchestre de top, bine armonizate cu ritmul pieței și capabile să dea viață unor capodopere și nu ca niște grupuri de lăutari care creează și ele o formă de muzică cu unicul scop de a câștiga un ban.

**Din seria articolelor publicate bilunar în  Ziarul de Iași, scris de Dan Schipor, Managing Partner – Daris – your management partner.  Articol apărut la data de 02.03.2015.