Despre momentele de bilanţ

Ne aflăm la sfârşitul unui nou an şi a venit vremea bilanţului anual pentru fiecare dintre noi. Acest lucru m-a dus cu gândul că nu ar fi rău să discutăm un pic despre rolul momentelor de bilanţ în management. În natură este absolut firesc ca anumite procese să se desfăşoare ciclic. Şi în management, atunci când definim funcţiile managementului ne referim la un proces ciclic: previzionare, planificare, organizare, coordonare şi control. Dacă nu îndeplinim toate funcţiile managementului într-o anumită perioadă de timp sau dacă amestecăm ordinea în care abordăm aceste funcţii, de regulă, se crează dezechilibre majore. Îndeplinirea tuturor funcţiilor managementului în ordinea prezentată mai sus este absolut necesară pentru a dezvolta o organizaţie sustenabilă şi performantă.

În practică, aceste funcţii, chiar dacă sunt îndeplinite riguros nu au efect maxim dacă între diferite astfel de cicluri de realizare ale funcţiilor managementului nu ar exista nişte momente de bilanţ. Ele sunt cele mai intense momente de învăţare şi de instituţionalizare a bunelor practici în organizaţie. Sunt momentele în care cunoştinţele şi informaţiile acumulate pe parcursul îndeplinirii funcţiilor de management sunt sedimentate şi puse într-o logică care să le facă utilizabile în viitor pentru creşterea performanţelor organizaţiei.

Sunt acele momente în care, putem compara rezultatele previzionate cu cele realizate efectiv şi putem analiza şi decide ce am fi putut face mai bine în fiecare etapă parcursă şi ce ar trebui schimbat pe viitor. Momentele de bilanţ sunt, din punctul meu de vedere, igienice pentru bunul mers al unei organizaţii deoarece în cazul în care ele nu există, organizaţia îşi va pierde capacitatea de a se adapta la cerinţele în continuă schimbare ale pieţei şi să repete aceleaşi greşeli care vor duce la scăderea performanţelor.

Pentru a fi eficiente, momentele de bilanţ trebuie să fie făcute într-o stare mentală potrivită şi fără presiunea lucrurilor operaţionale pentru că altfel, calitatea analizei făcute în această etapă va fi influenţată negativ. Poate nu întâmplător, în majoritatea covârşitoare a cazurilor, momentele de bilanţ se identifică cu momentele de relaxare sau de sărbătoare: la finalul anului, înainte de sărbători, de ziua companiei, sau, în anumite domenii, atunci când se încheie un sezon şi toată lumea scapă de încărcarea maximă.

Nu uitaţi însă că analizele pe care le faceţi în aceste momente de bilanţ, structurate sau nu, trebuie să genereze decizii şi acţiuni ulterioare. Altfel impactul momentelor de bilanţ asupra organizaţiilor nostre va fi mult diminuat şi aceste momente se vor transforma din oportunităţi bune de analiză, învăţare şi adaptare, doar în momente de satisfacţie sau regret în funcţie de cum a ieşit bilanţul. Dacă momentele de bilanţ se finalizează cu decizii şi acţiuni, chiar şi un bilanţ negativ va avea o valoare mare în dezvolatrea ulterioară a organizaţiei prin învăţămintele trase şi prin aspectele care vor fi corectate în urma analizei.

Acestea fiind spuse, mă bucur enorm de încă un an petrecut împreună discutând despre management şi vă urez ca bilanţul pe anul care stă să plece să fie pozitiv iar lecţiile învăţate preţioase.

**Din seria articolelor publicate bilunar în  Ziarul de Iasi, scris de Dan Schipor, Managing Partner – Daris – your management partner.  Articol apărut la data de 23.12.2013.