Despre comunicarea in management

Una dintre functiile predominante ale managementului si care dobandeste valente din ce in ce mai complexe odata cu informatizarea societatii o reprezinta functia comunicarii. Vazuta initial ca o componenta de marketing, comunicarea tinde sa intre in sfera  managementului  general odata cu intrarea in era comunicatiilor si cu accesul tot mai facil al oamenilor la informatie prin intermediul tehnologiei.  O companie comunica tot timpul cu diferite categorii de persoane interesate de activitatea ei (stakeholderi) insa de cele mai multe ori o face la voia intamplarii, fara a controla mesajul care ajunge la auditori si fara a o face eficient, in cadrul unui sistem predefinit care sa fie imbunatatit continuu. Doar ca sa ne facem o idee asupra complexitatii directiilor si modalitatilor de comunicare cu diferite categorii de persoane interesate voi incerca sa enumar cateva dintre ele:

  • Cu angajatii compania comunica prin: norme interne, fisa postului, sedinte, sistemul de bonusuri, contractele de munca etc.
  • Cu clientii companiei prin: oferte comerciale, propuneri de afaceri, sistemele de calitate implementate, campanile promotionale desfasurate, contracte etc.
  • Cu furnizorii prin: cereri de oferta, comenzi, contracte etc.
  • Cu actionarii prin rapoarte periodice, rezultate financiare obtinute, planuri de afaceri si strategii supuse aprobarii Consiliului de Administratie.
  • Cu societatea in ansamblu prin: norme de protectie a mediului implementate, actiuni de responsabilitate sociala desfasurate etc.
  • Cu piata muncii, in general, prin oferta de locuri de munca disponibile la un moment dat.

Caile prin care organizatia comunica sunt si ele diverse de la brosuri, materiale scrise, e-mail-uri, fax-uri, telefon pana la site-uri, portaluri sau platforme de socializare  din ce in ce mai complexe si interactive. De cele mai multe ori companiile se concentreaza exclusiv pe comunicarea cu clientii pentru a-i influenta in decizia de cumparare, neglijand de cele mai multe ori celelalte categorii de persoane care interactioneaza cu organizatia. Acest lucru este total ineficient mai ales daca ceea ce doreste sa comunice organizatia catre potentialii clienti nu este perfect aliniat cu realitatile din organizatie. Mai devreme sau mai tarziu clientul va vedea realitatea si nu ceea ce organizatia incearca sa comunice si atunci tot costul de comunicare in dezacord cu realitatea se transforma in pierdere. Am intalnit recent doua exemple de la doi clienti diferiti care incearca de ceva vreme sa recruteze personal calificat pe diferite arii de competenta din piata muncii. Anunturile de angajare sunt  profesioniste si creaza o imagine pozitiva despre organizatie si pozitia care ar trebui sa o ocupe candidatul. Din nefericire insa de cateva luni nu aplica nici o persoana competenta pentru acele pozitii. Discutand personal cu profesionisti din  piata care ar putea acoperi cu succes ariile de competenta cerute de companie, am realizat ca persoanele interesate de un posibil job isi extrag sursele de informatie si din alte surse pe langa comunicarea oficiala a firmei, cum ar fi: actuali angajati ai firmelor, fosti angajati, presa locala care scrie despre actiunile firmelor respective, forumuri etc. Perceptia creata de anuntul de angajare este total diferita de mesajele primite din celelalte surse de comunicare si de aceea persoanele nu sunt tentate sa aplice pentru posturile disponibile. Prin urmare, firma are de pierdut datorita faptului ca nu controleaza comunicarea cu alte grupuri interesate de persoane si ca nu incearca sa alinieze mesajele transmise cu strategia avuta si cu realitatile din companie. Desi este greu de realizat acest lucru, cred ca este singura cale spre succes pe termen lung. Companiile ar trebui sa fie mai atente la coerenta mesajelor transmise diferitelor categorii de persoane interesate de activitatea lor daca vor dori sa controleze mesajul care ajunge intr-o anumita piata.