Cum să delegăm eficient

Prin definiție, delegarea este transferul de autoritate pentru a lua decizii și a completa sarcini specifice. Cum să delegi este una dintre cele mai importante competențe pe care un manager trebuie să le posede. Tehnicile de delegare pot ajuta managerii să economisească timp, să motiveze oamenii și să-i formeze, și pot permite managerilor să se concentreze pe noi oportunități. Cu toate acestea, lipsa unor practici de delegare face, de multe ori, ca oamenii să fie frustrați, demotivați și slab pregătiți, în timp ce managerului este suprasolicitat. Delegarea este o abilitate care permite managerilor să realizeze mai mult, fără să se epuizeze.

Prin delegare, managerii sunt capabili să dezvolte angajați competenți, mai bine pregătiți, ceea ce îi face mai valoroși pentru organizație. Toate aceste motive subliniază rezultatele pozitive asociate cu delegarea.

În timp ce delegarea sună bine în teorie, ea poate fi, de asemenea, una dintre cele mai mari provocări pentru orice manager, lider sau proprietar. Ați auzit celebra vorbă, “când vrei ceva să fie făcut bine, fă-l singur”? Este adesea dificil sa găsești persoana potrivită să se ocupe de sarcina delegată și să găsești timp liber pentru a pregăti persoana în vederea îndeplinirii sarcinii. Toate aceste elemente sunt obstacole pe care fiecare manager trebuie să le depășească pentru a delega eficient.

Pentru a depăși multe dintre obstacolele asociate cu delegarea este necesară o planificare riguroasă.

În continuare vă prezint patru pași de urmat atunci când intenționezi să delegi.

Alege sarcina potrivită

Primul pas este de a selecta cu grijă sarcina ce urmează a fi delegată. Nu orice sarcină este potrivită pentru a fi delegată. Sarcinile care sunt redundante și bine definite sunt bune pentru a fi delegate. De asemenea, sarcini care sunt izolate și nu necesită o mare de coordonare sau interacțiune de grup ar putea fi, de asemenea, potrivite pentru delegare.

Alege persoana potrivită

Acest pas poate fi una dintre cele mai grele etape. Este nevoie de timp și efort sa găsești o persoană care deține toate trăsăturile și abilitățile necesare pentru sarcina în cauză. Nu numai că trebuie să aibă competențele tehnice potrivite sau cunoștințe de specialitate, dar trebuie, în același timp, să fie de încredere și să aibă timp pentru a prelua activitatea suplimentară. În plus, persoana trebuie să aibă valori și etică similare cu managerul care deleagă. Găsirea unei persoane care are toate aceste capacități cere timp, dar cu răbdare și atenție ne putem asigura că procesul de delegare merge strună.

Dă direcții clare

Odată ce ați găsit persoana potrivită, următorul pas va fi să ii dai direcții cu privire la modul de a face treabă. Direcțiile trebuie să fie clare, simple și bine documentate. Dacă instrucțiunile rămân doar în mintea managerului, atunci procesul de delegare poate fi consumator de timp. Timpul suplimentar de care este nevoie pentru a oferi direcții clare, bine fundamentate este extrem de valoros în facilitarea procesului de delegare.

Monitorizează progresul

Următorul pas în procesul de planificare a delegării este monitorizarea progresului de transfer de cunoștințe și abilități. Fă  frecvent follow-up pentru a vedea cât de bine se finalizează sarcinile. Fă-ți timp pentru a verifica activitatea și să te asiguri că se face corect. Fii disponibil pentru întrebări și oferă feedback cu privire la progresul lucrărilor pentru a avea garanția că procesul de delegare este finalizat cu succes.

Țineți minte, cu cât va avea mai mult succes un manager în delegarea sarcinilor cu atât mai mult va alege să delege în viitor. În rezumat, selectați sarcini simple, alegeți persoana potrivită, dați instrucțiuni clare și monitorizați progresul pentru a asigura o delegare eficientă.

Autor: Claudiu Florea