Cum poţi deveni mai eficient

Am observat de ceva timp, în organizaţiile pe care le consiliez, o supraîncărcare a managerilor competenţi şi o dificultate în a găsi soluţii pentru rezolvarea acestei situaţii. Dacă vi se pare că nu mai aveţi niciodată timp suficient pentru a analiza deciziile importante, dacă lucraţi mult peste program, dacă ziua a trecut şi sunteţi frânt fără însă a fi satisfacut de ceea ce aţi realizat în acea zi, cu siguranţă vă aflaţi în categoria managerilor de care vă vorbeam, iar lucrurile la care mă voi referi în continuare v-ar putea ajuta.

Explicaţiile cele mai des întâlnite pentru sentimentul de supraîncărcare şi epuizare al managerilor sunt legate în special de: climatul economic nefavorabil care determină mai multă muncă şi efort din partea lor, lipsa “oamenilor buni”, dezorganizarea sistemului, riscurile mai mari la care sunt expuse organizaţiile pe care le conduc, etc. Ce este mai grav este că eficienţa acestor manageri scade, rezultatele nu sunt cele aşteptate, iar ei nu văd, de cele mai multe ori, soluţia la această problemă considerându-se captivi într-un angrenaj pe care încearcă să-l menţină în stare de funcţionare.

După ce am sesizat acest fenomen am analizat activitatea mai multor manageri cu care interacţionez şi am desprins câteva aspecte comune  ale comportamentului lor care îi duc la supraîncarcare şi rezultate nesatisfăcătoare. Voi face referire în cele ce urmează la câteva dintre ele şi la posibile măsuri pe care le puteţi lua:

1.          Reticenţa în a delega lucruri către persoanele plătite să le facă, din teama sau din sentimentul pierderii controlului. Recomandarea ar fi să delegaţi toate lucrurile repetitive care vă supraîncarcă. Chiar dacă nu vor fi făcute la fel de bine de la început, în timp veţi scăpa de acea grijă, iar oamenii vor fi mai motivaţi pentru că vor face lucruri importante.

2.         Starea de tensiune şi nesiguranţa care se transmite şi angajaţilor şi crează o atmosferă contraproductivă în întreaga organizaţie. Nu lăsaţi ca îngrijorările voastre să afecteze climatul de muncă din organizaţie. Creaţi un climat profesionist în organizaţie, iar oamenii vor adera la el şi îşi vor îmbunătăţi rezultatele;

3.          Aşteptări nerealiste sau obiective nefundamentate. Asiguraţi-vă, înainte să disipaţi în organizaţie obiectivele pe care le aveţi, că acestea au fost corect fundamentate şi sunt realiste. În caz contrar oamenii nu vor adera la ele şi va trebui să împingeţi lucrurile către realizarea acestora nu doar să supravegheaţi şi să supervizaţi procesul.

4.          Lipsa unei direcţii clare şi a unui plan de acţiuni agreat cu angajaţii duce la nevoia de a fi permanent în mijlocul acţiunii şi de a vă supraîncărca cu decizii care nu ar trebui luate zi de zi dacă direcţia ar fi clară şi planul de acţiuni prestabilit.

5.         Perfecţionismul excesiv. Nu uitaţi că managementul se ocupă cu găsirea optimului între rezultate şi resursele necesare şi că uneori “mai binele este duşmanul binelui”. Uneori este mai bine să luaţi o decizie şi să mergeţi mai departe decât să ţineţi organizaţia pe loc pentru că încă nu aţi ajuns la perfecţiune cu o anumită decizie sau acţiune.

6.          Dezorganizarea, neducerea la bun sfârşit a lucrului început şi uitarea unor lucruri importante sunt duşmanii cei mai mari ai eficienţei în management. Asiguraţi-vă că vă îmbunătăţiţi permanent modul de organizare a timpului şi activităţilor, că duceţi lucrurile începute la bun sfârşit şi că aveţi un sistem de notare şi aducere aminte a lucrurilor importante de făcut.

7.         Socializarea excesivă în timpul orelor productive, fără legătură directă cu obiectivele stabilite şi proasta gestiune a timpului petrecut cu e-mail-ul, la telefon şi pe internet sunt alte piedici în calea eficienţei managerului. Asiguraţi-vă că tineţi aceste lucruri sub control şi rezervaţi-vă timp limitat pentru aceste tipuri de acţiuni.

**Din seria articolelor publicate bilunar în  Ziarul de Iasi, scris de Dan Schipor, Managing Partner – Daris – your management partner.  Articol apărut la data de 03.03.2014.