Cum ne pierdem timpul

Una din problemele constante pe care le-am întâlnit la managerii autohtoni este percepţia că timpul este insuficient pentru multitudinea de activităţi şi situaţii pe care trebuie să le rezolve. Plecând de la această problemă semnalată la clienţii mei am analizat timp de mai multe luni care este cauza lipsei de timp la managerii cu care lucrez.

Încă din capul locului ţin să vă precizez că în majoritatea cazurilor nu este vorba de o supraîncărcare cu activităţi manageriale care să ducă la lipsa timpului. De regulă, managerii autohtoni se supraîncarcă cu tot felul de lucruri care nu ţin de management şi ajung să îşi neglijeze activităţile manageriale pe care ar trebui să le facă. Toţi cei pe care i-am rugat să-şi monitorizeze activităţile dintr-o zi au avut surprize mari să constate că timpul lor era ocupat în proportie de sub 50% cu activităţi de management, iar restul timpului era risipit cu tot felul de activităţi de altă natură.

Prima cauză a pierderii timpului sesizată a fost neclarificarea rolurilor pe care managerului şi le asumă în firmă. Acest lucru duce la supraîncărcare prin asumarea unor activităţi pentru care, în companie, sunt plătite alte persoane pentru a le realiza. Acest fenomen creează supraîncărcare pentru managerul care îşi asumă să interfereze cu activitatea altui coleg şi generează frustrare şi plafonare pentru cel care are în fişa sa de post sarcinile respective. Se ajunge astfel la paradoxul: managerul face treaba angajaţilor companiei în loc ca angajaţii să îşi facă bine treaba pentru care sunt plătiţi. Compania pierde în acest fel de două ori, pe de o parte pentru că plăteşte două persoane pentru realizarea aceleiaşi sarcini şi pe de altă parte pentru că, în timp ce managerul face treaba unui alt angajat, el nu îşi face treaba de manager, iar acest lucru se va vedea în viitor în felul în care vor funcţiona structurile şi procesele de management în cadrul organizaţiei.

O altă cauză a pierderii timpului este atomizarea excesivă a sarcinilor şi lipsa unui management al timpului eficient. Dacă veţi avea ocazia să urmăriţi activitatea unui manager aglomerat veţi vedea că într-o zi acesta face foarte multe activităţi mărunte şi nestructurate: telefoane, e-mail-uri, întâlniri, semnături, aprobări, plângeri, reglări de procese sau activităţi, plăţi, medieri de conflicte, vânzări, angajări etc. Toate acestea vin peste activităţile mari şi importante pe care aceştia trebuie să le realizeze: planificări, analize, evaluări, decizii, reglări de procese etc. Dacă mai adăugăm şi faptul că, având o activitate nenormată şi un grad de libertate mai mare, la unii manageri în timpul alocat activităţilor profesionale apar şi multe activităţi din planul personal, putem avea o imagine asupra gradului de atomizare a activităţilor. În asfel de situaţii ziua managerului trece, este extrem de obosit, însă realizează că nu ştie exact ce a făcut în ziua respectivă.

Lipsa unor cunoştinţe structurate de management în ceea ce priveşte în special: managementul strategic, delegarea eficientă, luarea deciziilor şi utilizarea unor instrumente eficiente de management, este o a treia cauză a pierderii timpului pentru că, în lipsa unei pregătiri intense în domeniul managementului foarte mulţi manageri îşi îndeplinesc sarcinile cu un grad mai mare sau mai mic de amatorism şi improvizaţie. Nu este de mirare, în acest caz, că lucrurile nu merg în organizaţie aşa cum şi-ar dori managerul şi că apar pierderi de timp cu acelaşi tip de probleme şi discuţii care se repetă continuu şi nu se rezolvă niciodată.

O ultimă cauză a pierderii timpului la care mă voi referi în articolul de faţă este legată de comportamentul predilect al unor manageri orientat către: control excesiv, detalii nesemnificative, perfecţionism sau lipsă de structură. Fiecare dintre aceste comportamente predilecte neconştientizate şi netemperate la timp duc către stres şi pierderea timpului de către managerul în cauză şi către ineficienţă şi rezultate scăzute pentru compania implicată. Trebuie avut în vedere că managementul este o ştiinţă socială cu un nivel de complexitate şi abstractizare destul de ridicat care necesită anumite abilităţi şi manifestări comportamentale din partea managerilor care vor să ajungă la un anumit nivel de performanţă.

**Din seria articolelor publicate bilunar în  Ziarul de Iasi, scris de Dan Schipor, Managing Partner – Daris – your management partner.  Articol apărut la data de 03.03.2014.